Accord de traitement des données

1. Parties et portée

Les présentes conditions s’appliquent lorsqu’une association utilisatrice d’UniversAsso détermine les finalités et les moyens essentiels d’un traitement de données personnelles réalisé dans son espace privé et qu’Association Noosophie traite ces données uniquement pour lui fournir le service.

Dans ce périmètre, l’association utilisatrice agit en qualité de responsable du traitement et l’ASSOCIATION NOOSOPHIE, RNA W472006084, agit en qualité de sous-traitant. Cette qualification ne s’étend pas aux traitements pour lesquels Association Noosophie détermine elle-même les finalités et moyens essentiels.

2. Objet, durée, nature et finalités

Le traitement a pour objet l’hébergement, la mise à disposition, la sécurisation et l’exploitation technique des fonctions UniversAsso activées par l’association utilisatrice. Il dure pendant la mise à disposition de l’espace de l’association, augmentée des délais nécessaires à la restitution, suppression, sauvegarde technique ou respect d’une obligation légale.

Les opérations peuvent comprendre la collecte technique, l’import, l’enregistrement, l’organisation, la consultation par les personnes autorisées, la synchronisation, l’export, la sauvegarde, la rectification et la suppression des données dans la mesure nécessaire au fonctionnement du service.

3. Catégories de données et personnes concernées

Selon les modules utilisés, les données peuvent comprendre des données d’identité et de contact, rattachements associatifs, rôles et habilitations, participations à des projets ou événements, contenus et documents, échanges, informations administratives ou financières et traces nécessaires à la sécurité.

Les personnes concernées peuvent notamment être les membres, bénévoles, salariés, responsables, candidats à l’adhésion, contacts, partenaires, fournisseurs, bénéficiaires ou participants aux activités de l’association.

4. Instructions documentées

Association Noosophie traite les données uniquement sur les instructions documentées de l’association utilisatrice, résultant notamment de la configuration de son espace, de l’utilisation des fonctionnalités par ses personnes habilitées, de ses demandes de support et de ses instructions écrites.

5. Confidentialité et habilitations

Association Noosophie veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données pour fournir le service soient soumises à une obligation appropriée de confidentialité et n’y accèdent que dans la mesure nécessaire à leurs fonctions.

L’association utilisatrice reste responsable de l’attribution, de la mise à jour et du retrait des habilitations fonctionnelles accordées à ses propres utilisateurs.

6. Sécurité

Association Noosophie met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au risque, notamment en matière de contrôle d’accès, séparation logique des espaces, gestion des secrets, journalisation de sécurité, mises à jour, sauvegardes et protection des échanges lorsque ces mécanismes sont applicables.

7. Sous-traitants ultérieurs

L’association utilisatrice autorise de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs nécessaires à la fourniture d’UniversAsso. Pour le socle actuel, ils comprennent notamment Cloudflare pour l’infrastructure web et Supabase pour l’authentification, la base de données et certaines fonctions serveur.

Tout changement substantiel de sous-traitant ultérieur ayant accès aux données de l’association doit être porté à la connaissance de l’association dans un délai permettant une objection motivée avant le changement lorsque cela est raisonnablement possible.

8. Transferts internationaux

Association Noosophie ne réalise un transfert soumis au chapitre V du RGPD que sur une base juridique appropriée ou selon les instructions documentées du responsable du traitement. Lorsqu’un sous-traitant ultérieur réalise un transfert hors de l’Espace économique européen, les garanties applicables doivent être maintenues.

9. Assistance

Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont elle dispose, Association Noosophie assiste l’association utilisatrice, dans une mesure raisonnable, pour répondre aux demandes d’exercice des droits, assurer la sécurité, notifier les violations de données, réaliser les analyses d’impact nécessaires et répondre aux autorités de contrôle.

10. Violations de données

Lorsqu’Association Noosophie constate une violation de données personnelles affectant des données qu’elle traite pour le compte d’une association utilisatrice, elle informe cette association dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance et lui communique les informations utiles disponibles.

11. Fin de service

À la fin de la prestation, et selon le choix et les instructions du responsable du traitement, Association Noosophie restitue ou supprime les données traitées pour son compte, sauf obligation légale imposant leur conservation. Des copies peuvent subsister temporairement dans des sauvegardes techniques protégées jusqu’à leur rotation normale.

12. Documentation et audits

Association Noosophie met à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations de sous-traitant et permet les vérifications nécessaires dans des conditions compatibles avec la sécurité du service, la confidentialité des autres utilisateurs et la continuité d’exploitation.

13. Obligations de l’association utilisatrice

L’association utilisatrice détermine et documente les finalités et bases légales de ses traitements, informe les personnes concernées, limite les données aux besoins réels, définit les durées de conservation, attribue les habilitations appropriées et transmet à Association Noosophie uniquement des instructions compatibles avec le droit applicable.

14. Acceptation

L’accord applicable à une association tierce doit être accepté de manière traçable par une personne réellement habilitée à engager cette association. Un simple rôle technique UniversAsso ne constitue pas, à lui seul, la preuve de cette habilitation.